GABRIEL TEJADA - APUNTE LABORAL: Regularizar el IRPF en las nominas a lo largo del año.

Con frecuencia las empresas no realizan de forma correcta las Retenciones del IRPF en las nominas y ello tiene un serio perjuicio para los trabajadores.

Porque puedes encontrarte que durante todo el año, la empresa te retenga, por ejemplo, un 12% y el mes de diciembre te retengan, por ejemplo, un 36%. Lo cual te deja una nómina con unos ingresos mínimos para ese mes.

  

Pues bien, esto la empresa NO PUEDE HACERLO.

PORQUE SUCEDEN ESTAS RETENCIONES INCORRECTAS?

Por varias razones pueden suceder por supuesto, pero la mas común, porque la empresa, no cumpliendo con su obligación, te aplica un % de retención, y no hace ninguna regularización durante el año. Los desfases que ha cometido la empresa, se los encuentra después el trabajador al regularizárselo todo en el mes de diciembre. Es ahi cuando pasa el trabajador de un, por ejemplo, 14% a un 36%.

¿CUAL ES LA OBLIGACION DE LA EMPRESA?

La empresa en el mes de enero, debe entregar un modelo. Es el Modelo 145. IRPF. donde el trabajador debe comunicar sus datos personales a la empresa, (art. 88 del Reglamento del IRPF)

Básicamente estos datos son los que contiene el modelo 145.

• Situación familiar (soltero, viudo, divorciado, casado, con hijos, etc.).
• Si tiene grado de discapacidad.
• Movilidad geográfica, si el trabajador se encontraba desempleado y para ocupar dicho puesto ha trasladado su residencia habitual.
• Prolongación de la actividad laboral, una vez cumplidos los 65 años.
• Si satisface una pensión compensatoria a favor del cónyuge por orden judicial.
• Si satisface anualidades por alimentos a favor de los hijos por orden judicial.
• Si destina cantidades para la adquisición o rehabilitación de su vivienda habitual utilizando financiación ajena por las que vaya a tener derecho a la deducción por inversión en vivienda habitual.

La empresa, con estos datos que debe facilitar el trabajador, ha de calcular, de acuerdo a su salario, cuanto deberá pagar a hacienda el trabajador cuando pase el año.

De ahí pues surgirá un tipo de retención, por ejemplo, el 14%. Pues bien este es el % de IRPF que debe retener la empresa al trabajador.

AHORA BIEN. A lo largo del año, el trabajador puede tener diferentes situaciones por las cuales pueda modificar, tanto su situación personal, como la situación salarial que la empresa le calculó en el mes de enero.

Por ejemplo.

·         Cambiar de categoría profesional

·         Tener un incremento de sueldo

·         Hacer horas extras

·         Haber causado bajas por accidente o enfermedad.

·         Y diversas causas más por las que puedes modificar los datos iníciales de su salario.

Pues bien si esto sucede, y al trabajador se le va modificando su salario inicial, la empresa debe revisarle el cálculo inicial y posiblemente se tendrá que modificar, el % de IRPF de retención al trabajador.

Cuando la empresa no hace estas regularizaciones, es cuando vienen  los problemas a final de año para el trabajador.

Y ello porque la modificación legal que hizo Hacienda en cuanto a las retenciones, pretende que el trabajador haya tenido “aproximadamente” el IRPF saldado durante todo el año en la nomina, y por ello las empresas corrigen en la nomina de diciembre aquello que no te han retenido durante el año.

Los cambios de salarios, ya los debe regularizar la empresa, pero si el trabajador, cambia de situación personal, es el trabajador quien debe comunicarlo a la empresa, por ejemplo:

·        -  Si se casa

·        -  Tener un hijo

·       -   Que le declaren una minusvalía

LAS REGULARIZACIONES DEBE HACERLAS LA EMPRESA CUANDO SUCEDEN LOS CAMBIOS O CADA TRIMESTRE

  

El reglamento del IRPF, establece que la empresa debe hacer las regularizaciones, cada vez que se modifica una de las condiciones que sirvieron a la empresa para hacer el cálculo inicial, y si no lo hace en el mismo mes que se ha producido el cambio de condiciones, puede optar por hacer la regularización cada tres meses.

De esta manera, haciendo las regularizaciones al menos cada tres meses, el trabajador no se va a encontrar nunca con esas diferencias tan grandes de empezar el año, con una retención del 14% y en la nomina del mes de diciembre, con un 36%

Recodarnos a modo de ejemplo situaciones en las que se debe regualizar:

• ·         Cambiar de categoría profesional
• ·         Tener un incremento de sueldo,
• ·         Hacer horas extras
• ·         Haber causado baja por accidente o enfermedad.

·         Y diversas causas más por las que puedes modificar los datos iniciales que aporto a la empresa.

• ·         Si se casa el trabajador
• ·         Que tenga un hijo
• ·         Que le declaren una minusvalía

CONSECUENCIAS DE NO REGULARIZAR ADECUADAMENTE

La empresa esto no puede hacerlo y si ha estado reteniendo, durante todo el año, por ejemplo un 14% no puede en diciembre retenerte un, por ejemplo, 36% para corregir su error.

En una situación como esta, el trabajador tiene derecho a que en diciembre, se le retenga igual que todo el año, un 14% y la diferencia debe pagarla ese mes de diciembre, la empresa de su bolsillo.

SI bien es cierto que los Tribunales, se han pronunciado en el sentido de que aunque la empresa el mes de diciembre deba pagar ese exceso de retención, después puede pedir que el trabajador se lo tenga que devolver a la empresa.

Pero en este caso, la empresa debe llegar a un acuerdo con el trabajador, para que este se lo devuelva poco a poco.

EL TRABAJADOR DEBE DAR LOS DATOS CORRECTOS A LA EMPRESA, O PODRIA SER MULTADO POR HACIENDA.

Si la empresa hiciera una retención mal practicada, reteniendo menos % de IRPF al trabajador, y este no estuviera obligado a presentar la declaración porque no llega a los 22.000 euros año, Hacienda una vez detectado el error, pedirá a la empresa, que sea ella quien pague la diferencia.

Viene esto regulado en el artículo 99.5 de la Ley del IRPF que podemos leer:

“Cuando la retención no se hubiera practicado o lo hubiera sido por un importe inferior al debido, por causa imputable exclusivamente al retenedor u obligado a ingresar a cuenta, el perceptor deducirá de la cuota la cantidad que debió ser retenida.”

  

Puesto que en este supuesto se produciría un perjuicio para la Hacienda Pública, esta practicaría una liquidación provisional contra el la empresa por la diferencia surgida, amparada en el precepto de que “los sujetos obligados a retener o a ingresar a cuenta asumirán la obligación de efectuar el ingreso en el Tesoro, sin que el incumplimiento de aquella obligación -la de practicar retención- pueda excusarles de ésta -la de realizar el ingreso-”.

Sería una infracción tributaria por dejar de ingresar la deuda tributaria que debiera resultar de una autoliquidación, regulada en el artículo 191 de la Ley General Tributaria, y que supondría para la empresa una sanción consistente en multa pecuniaria proporcional a la cantidad dejada de ingresar de entre el 50 y el 150 por ciento.

AHORA BIEN, SI LA CULPA DEL ERROR en la retención mal practicada se prueba por la empresa que ha sido debido por la incorrecta comunicación de datos realizada por el trabajador a la empresa en el modelo 145 por ser datos incompletos, inexactos o falsos, no sería de aplicación la sanción a la empresa.

Y podría llevar, en ese caso, a la Agencia Tributaria a abrir expediente sancionador al trabajador por la infracción regulada en el artículo 205 de la Ley General Tributaria, consistente en multa pecuniaria proporcional del 35 o 150 por ciento de la diferencia entre la retención procedente y la efectivamente practicada, según si tiene obligación o no de presentar declaración de la renta.

IRREGULARIDAD DE LA EMPRESA.

Para finalizar comentar que si la empresa hace esto, es decir hace mal las retenciones y esto perjudica al trabajador, es una irregularidad, que puede ser denunciada por los trabajadores, por los delegados, o por los comités de empresa. Una denuncia que en mi opinión, puede ser más efectiva si se denuncia ante la inspección de Hacienda, en lugar de la inspección de trabajo.

Normativa aplicable

Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo de IRPF: Artículo 87 Regularización del tipo de retención